Áp dụng 5S trong quản lý bảo trì

Vinamain.com

MỞ ĐẦU

5S là chữ viết tắt của 5 chữ tiếng Nhật là Seiri (Sàng lọc), Seiton(Sắp xếp), Seiso(Sạch sẽ), Seiketsu(Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).
Phase 1 – Seiri (整理) Sorting – Sàng Lọc
Phase 2 – Seiton (整頓) Straighten or Set in Order – Sắp Xếp
Phase 3 – Seisō (清掃) Sweeping – Sạch Sẽ
Phase 4 – Seiketsu (清潔) Standardising – Săn Sóc
Phase 5 – Shitsuke (躾) Sustaining – Sẵng Sàng

* 5S nhằm tạo một cuộc sống khoẻ mạnh, thoải mái và có năng suất nơi làm việc, đồng thời làm nền tảng cho cải tiến năng suất.
* Khi thực hiễn 5S thÀnh công, ta sẽ thấy công ty thay đổi hn. Mọi nơi, mọi vật đều trật tự, ngăn nắp, bóng lộn.
* Động lực thực hiện 5S là con người, vì thế bước Shitsuke là bước tối trọng yếu để thành công. Shitsuke đào tạo cho ta có tập quán tốt khi thực hiện công việc.
* Sau khi đã có tinh thần và kinh nghiệm 5S, công ty có thể phát triển lên và áp dụng chương trình Siêu 5S để nâng mức sáng tạo và tinh thần Kaizen lên một bước cao hơn.

5S CÓ THỂ ÁP DỤNG CHO MỌI CÔNG TY

* 5S đầu tiên xuất xứ từ Nhật Bản.
* Từ năm 1986 5S được phổ biến sang Singapore, rồi sau đó được chuyển cho nhiều nước, trong đó có Hung, Ba lan, Bungari, Trung quốc, Ấn độ, Brazil, Uruguay, Costa Rica, Thái Lan, v.v…
* Công ty Vikyno của Việt Nam đã áp dụng 5S từ năm 1993.
Hiện nay 5S ngày càng được dùng phổ biến khắp mọi nơi vì những lý do sau đây:
1/ Chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt.
2/ Kết quả ai cũng thấy, dù là người trong hay ngoài công ty.
3/ Kết quả trực quan, giúp tạo ra nhiều ý tưởng mới.
4/ Mọi người tự nhiên tôn trọng kỷ luật hơn.
5/ Điều kiện làm việc ở phânxưởng trở nên an toàn và thuận lợi hơn.
6/ Mọi người hãnh diện về choã làm việc sạch sẽ, gọn gàng.
7/ Hình ảnh tốt của công ty tạo điều kiện phát triển công việc kinh doanh.

HIỂU ĐÚNG 5S

5S MANG LỢI ÍCH GÌ

Một công ty áp dụng thành công 5S sẽ nhận được một số lợi ích như:
* Năng suất cao (Productivity).
* Chất lượng cao (Quality).
* Chi phí hạ (Cost).
* Giao hàng đúng hẹn (Dilivery).
* An toàn cho mọi người lao động (Safety).
* Tinh thần làm việc cao (Morale).
BỐN MỤC TIÊU CHÍNH CỦACHƯƠNG TRÌNH 5S
* Phát triển ý thức 5S cho mọi người tại nơi làm việc.
* Tạo tinh thần đồng đội cho những người tham gia.
* Phát triển khả năng thực hành lãnh đạo cho các trưởng đơn vị và tổ trưởng.
* Cải tiến hạ tầng cơ sở để đưa các kỹ thuật 5S vào áp dụng trong công ty.

BỐN LÝ DO KHIẾN 5S ĐƯỢCNHIỀU NGƯỜI THAM GIA HƠN

* Trong tầm tay của bất kỳ công ty nào: nhỏ, trung bình hoặc lớn.
* Có thể áp dụng cho bất kỳ loại hình kinh doanh nào: sản xuất, thương mại và dịch vụ.
* Triết lý rất deã hiểu, không cần phải biết các từ ngữ chuyên môn.
* Con người ai cũng yêu mến sự sạch sẽ, thoải mái và choã làm việc ngăn nắp.

NỘI DUNG CỦA 5S

SEIRI – SÀNG LỌC Chọn và loại những vật dụng không cần thiết, số lượng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc.

SEITON – SẮP XẾP Sắp xếp để deã lấy ra sử dụng, luôn giữ gìn ở trạng thái tốt và không bị thiếu.

SEISO – SẠCH SẼ Làm vệ sinh và kiểm tra toàn bộ.

SEIKETSU – SĂN SÓC Ngăn ngừa không để trở lại tình trạng dơ bẩn và bừa bãi. Duy trì vệ sinh tốt.

SHITSUKE – SẴN SÀNG Kỷ luật tự giác.

CÁC QUAN NIỆM SAI VỀ 5S

1.Phần lớn công ty Nhật đều thành công trong 5S.
2.5S là công việc làm thêm vào công việc hàng ngày.
3. 5S là để làm sạch choã làm việc khi có VIP đến thăm.
4. 5S là hoạt động của côngnhân.
5. 5S là làm tốt công việc nội trợ
6. 5S là hoạt động chỉ áp dụng được ở một số quốc gia.

7. 5S có thể thực hiện trong vài năm là xong.
8. Áp dụng 5S ra toàn công ty trước.

9. Làm 5S rất tốn tiền.
10. Phải mất nhiều năm mới thu hồi được vốn đầu tư cho 5S.

CÁC QUAN NIỆM ĐÚNG VỀ 5S

1.Công ty nào áp dụng tốt 5S thì sẽ thành công trong 5S.
2. 5S là một phần trong công việc hàng ngày.
3. 5S nhằm giữ choã làm việc trong trạng thái sạch sẽ, thoải mái.
4. QĐ & TổTr. phải chỉ đạo 5S.
5. 5S không chỉ là làm tốtcông việc nội trợ
6.Ở đâu cũng có thể áp dụng 5S deã dàng nếu muốn áp dụng 5S.

7.5S là hoạt độngthường xuyên cùng với các hoạt động khác.
8. Làm thí điểm 5S trước khi mở rông ra toàn công ty.
9. Làm 5S tốn tiền rất ít.
10.5S không phải là một dự án đầu tư lớn. Có thể bắt đầu ngay mà không cần đầu tư nhiều.

CÁC VÍ DỤ VỀ 5S

5s-poster

may-cong-cu

various-cm-conv-10-30-08-012

various-cm-conv-10-30-08-017

bookshelf1

5s-drawer

BỐN YẾU TỐ CHÍNH ĐỂTHỰC HIỆN THÀNH CÔNG 5S

1. Lãnh đạo cấp cao phải cam kết hoã trợ liên tục.
2. 5S được bắt đầu bằng giáo dục và đào tạo.
3. Mọi người đều tham gia 5S, không ai được đứng ngoài chỉ chỏ.
4. Lập lại chu kỳ 5S với mức sau cao hơn mức trước.

KẾ HOẠCH CHỈ ĐẠO ÁP DỤNGCHƯƠNG TRÌNH 5S
ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 5S

Bước 1. Chuẩn bị.
Bước 2. Lãnh đạo cấp cao tuyên bố chính thức.
Bước 3. Mọi người làm tổng vệ sinh.
Bước 4. Seiri (Sàng lọc) ban đầu.
Bước 5. Hàng ngày làm Seiri, Seiton và Seiso.
Bước 6. Đánh giá 5S theo chu kỳ.

Bước 1 : CHUẨN BỊ

Lãnh đạo cấp cao thấu hiểu ý nghĩa và lợi ích của 5S.
Lãnh đạo cấp cao đi tham quan mô hình thực hiện 5S ở các công ty khác.
Lãnh đạo cấp cao cam kết thực hiện 5S.
Tổ chức Ban chỉ đạo 5S.
Chỉ định các điều phối viên 5S.
Đào tạo các điều phối viên – những người sẽ duy trì vic thực hiện 5S.

Bước 2: LÃNH ĐẠO CẤP CAOTUYÊN BỐ CHÍNH THỨC

Lãnh đạo cấp cao tuyên bố chương trình áp dụng 5S trong …. năm.
Lãnh đạo cấp cao giải thích cho mọi người về các mục tiêu của chương trình 5S.
Niêm yết sơ đồ tổ chức 5S và sơ đồ mặt bằng có chia các diện tích làm việc ra thành từng phần nhằm phân trách nhiệm ra cho các nhóm nhỏ.
Triển khai nhiều biện pháp tuyên truyền bao gồm các biểu ngữ, áp phích, sổ tay và bản tin.
Tổ chức các chương trình đào tạo tại choã và ngoài choã làm việc về 5S cho mọi người.

Bước 3 : MỌI NGƯỜI LÀMTỔNG VỆ SINH

* Tổ chức một ngày tổng vệ sinh ngay sau khi lãnh đạo cấp cao tuyên bố áp dụng 5S.
* Chia mặt bằng công ty ra thành nhiều khu vực nhỏ để phân các nhóm nhỏ phụ trách từng khu vực.
* Cung cấp đầy đủ vật liệu và dụng cụ làm vệ sinh.
* Mọi người trong công ty thực hiện tổng vệ sinh trong trọn một ngày.
* Đợt tổng vệ sinh này bao gồm cả Seiri các phế liệu và các vật dụng được đánh giá là không cần.
* Moãi năm nên tổ chức tổng vệ sinh hai lần và làm liên tục như vậy.

Bước 4 : SEIRI BAN ĐẦU

* Xác định các tiêu chuẩn thanh lý những vật dụng không dùng đến.
* Seiri ban đầu là một hoạt động của mọi người nhằm vứt bỏ những vật không cần sau một ngày làm tổng vệ sinh.
* Mọi người tập trung nhận dạng và phân loại các vật dụng không cần dùng để loại bỏ.
* Những vật không còn cần dùng nhưng có giá trị cao phải được phân tích nguyên nhân và có hành động ngăn ngừa tích luỹ loại phế liệu này.
* Hoạt động Seiri toàn công ty trong một ngày nên tiếp tục được tổ chức hai lần trong năm.

Bước 5 : SEIRI, SEITON VÀ SEISO HÀNG NGÀY

* SEIRI : Mạnh dạn vứt bỏ những vật dụng không dùng đến để tiết kiệm không gian thêm nữa (không gian là tiền bạ).

* SEITON : Cải tiến nơi và phương pháp lưu giữ vật dụng sao cho đỡ mất thì giờ tìm kiếm (thời gian là tiền bạc).

* SEISO : Thực hiện liên tục việc làm vệ sinh moãi ngày nhằm tạo một choã làm việc sạch sẽ và thoải mái.

Động viên mọi người luôn luôn cải tiến công việc.

Bài 2:

Phương pháp 5S

Khi nói đến phương pháp 5S là ta đề cập đến một danh sách gồm năm từ tiếng Nhật, những từ này được dịch sang tiếng Anh và cả tiếng Việt, bắt đầu với chữ S và đây là tên của một phương pháp luận nổi tiếng. Danh sách này là đề cập đến một phương pháp luận đặc trưng cho, nói một cách không chính xác lắm, “chuẩn hóa việc vệ sinh”, tuy nhiên phương pháp này nhiều hơn chỉ là “vệ sinh”. 5S là một triết học và một cách tổ chức và quản lý không gian làm việc và lưu trình tác nghiệp với chủ ý nhằm cải thiện hiệu quả bằng việc loại trừ sự tiêu phí, cải thiện lưu trình tác nghiệp và giảm bớt sự vô lý của quy trình.

Vậy 5S là gì?

5S là một phương pháp để tổ chức một nơi làm việc, đặc biệt là một nơi làm việc dùng chung (như một nhà xưởng hay một văn phòng), và giữ nơi đó một cách có tổ chức. Đôi khi 5S được xem như là một phương pháp luận cho công việc giữ vệ sinh, song sự đặc trưng này có thể không chính xác vì việc tổ chức một nơi làm việc hơn hẳn viện việc giữ vệ sinh ( Tham khảo thảo luận về “Seiton” ở dưới đây).

Mục đích chính của 5S là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc. Sự khẳng định của 5S, bằng việc sắp đặt mỗi thứ một sự vị trí, là không tiêu phí thời gian cho việc tìm kiếm những vật dụng cần thiết. Thêm vào đó, nó chỉ ra nhanh khi cái gì đó bị thiếu bằng những chỉ thị vị trí. Những người ủng hộ 5S tin tưởng lợi ích của phương pháp luận này đến từ việc quyết định cái gì cần phải bị giữ, nơi mà nó cần phải bị giữ, và nó cần phải được cất giữ ra sao. Quá trình ra quyết định này thông thường đến từ một thảo luận về sự tiêu chuẩn hóa nhằm xây dựng một sự hiểu biết rõ ràng, bởi các nhân viên, về việc các công việc cần được thực hiện như thế nào. Nó cũng phát huy tính làm chủ quá trình trong mỗi nhân viên.

Thêm vào đó, sự phân biệt quan trọng khác giữa 5S và “tiêu chuẩn hóa việc giữ vệ sinh” là Seiton. Seiton thường được hiểu lầm, có lẽ vì những cố gắng dịch nghĩa từ này sang tiếng Anh bằng từ bắt đầu với chữ “S” (đại loại như “Sort” hay “Straighten”). Khái niệm quan trọng ở đây là cần sắp xếp những mục hay những hoạt động theo một cách nhằm đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp. Chẳng hạn, những công cụ cần phải được giữ nơi sử dụng, những công nhân không nên thường xuyên xoay người để lấy nguyên liệu, những lưu trình tác nghiệp có thể được biến đổi để cải thiện hiệu quả, …

5S bao gồm:

Giai đoạn1 – Seiri (整理) Sorting – Sàng Lọc: Kiểm tra tất cả công cụ, nguyên liệu, … trong nhà máy, khu vực làm việc và chỉ giữ những mục quan trọng. Mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ.

Giai đoạn 2 – Seiton (整頓) Straighten or Set in Order – Sắp�xếp: Tập trung vào hiệu quả. Khi chúng tôi dịch điều này bằng “Straighten or Set in Order”, nó có vẻ thích hợp với sàng lọc hay quét dọn, nhưng thực ra chủ ý là sắp xếp công cụ, thiết bị và phụ tùng theo một cách đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp. Chẳng hạn, những công cụ và thiết bị cần phải bị giữ nơi chúng sẽ được sử dụng (ví dụ đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp), và quá trình cần phải được đặt trong một trật tự làm tối đa hiệu quả làm việc.

Giai đoạn 3 – Seisō (清掃) Sweeping Sạch Sẽ: sự dọn dẹp một cách có hệ thống hay nhu cầu để giữ khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Hoạt động hằng ngày ở cuối mỗi ca, vùng làm việc được dọn dẹp và mọi thứ được trả lại chỗ của chúng. Ở đây, việc quan trọng là tạo điều kiện cho việc dễ dàng nhận biết vật gì nên mang đi đâu và đặt đâu. Điểm quan trọng trong việc duy trì sự sạch sẽ cần phải là một phần của công việc hằng ngày – không phải là hoạt động mà thỉnh thoảng mới làm và được bắt đầu khi mọi thứ đã trở nên quá lộn xộn.

Giai đoạn 4 – Seiketsu (清潔) StandardisingSăn Sóc: Tiêu chuẩn hóa những thực hành công việc hay hoạt động theo một cách đã được tiêu chuẩn hóa. Mọi người biết chính xác trách nhiệm của mình.

Giai đoạn5 – Shitsuke () SustainingSẵn Sàng: Đề cập đến duy trì và xem xét các tiêu chuẩn. Một khi 4S ở trên đã được thiết lập, chúng trở nên phương pháp mới để hoạt động, duy trì sự tập trung vào cách họat động và không cho phép việc dần dần trở lại như cách họat động cũ. Tuy nhiên, khi có một vấn đề xuất hiện ví dụ như một sự cải tiến được gợi ý hay một cách làm việc mới, hay một công cụ mới, hay một yêu cầu đầu ra mới thì cần xem xét lại 4S đầu tiên một cách phù hợp.

Mối quan hệ với các khái niệm khác

5S được sử dụng với những khái niệm Lean (Lean Manufacturing) khác như SMED (Single Minute Exchange of Die), TPM (Total Productive Maintenance) và Just-In-Time (JIT). Những nguyên tắc 5S yêu cầu loại bỏ những thứ không cần đển nhằm làm cho việc lấy dụng cụ và phụ tùng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Đây là nền tảng của SMED, nhằm tạo điều kiện cho JIT. Bước đầu tiên ở TPM là thao tác dọn dẹp máy móc, cơ bản của 5S. Masaaki Imai (một nhà tư vấn Nhật Bản về quản trị chất lượng) cũng đã đề cập việc sử dụng chiến lược 5S trong cuốn sách về Kaizen của ông.

01tuhoso5s

(HMQ – theo Wikipedia)

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s