Tìm nguyên nhân gốc rễ, giải quyết tận gốc , hiệu quả bền lâu

Vài năm trước đây, IBM có một dòng quảng cáo về cho người và văn hóa công ty như sau: “Suy nghĩ đổi mới? Chúng tôi thậm chí không có thời gian cho những suy nghĩ với vẩn.” Và thực tế rằng, rất nhiều người đang đối mặt với vấn đề này hàng ngày. Họ thường bị vướng vào việc cố gắng giải quyết các vấn đề hàng ngày thuần túy và bán sản phẩm ra thị trường. Điều này tạo ra một vòng lẫn quẩn về việc tập trung vào giải quyết triệu chứng. Vì không đủ thời gian mà không giải quyết được cái gốc của vấn đề. Đây thực sự là một ví dụ điển hình cho câu chuyện con gà và quả trứng. Không thể giải quyết (tận gốc) vấn đề, không đủ thời gian cho việc đối phó với các triệu chứng.

Không cần thiết khẳng định thêm rằng vướng vào vòng lẫn quẩn là không tốt. Vấn đề cần đề bàn luận là làm sao phá vỡ cái vòng này. Bước đầu tiên, việc cần làm là xác định nguyên nhân gốc thay vì các triệu chứng. Kỹ thuật thường được dùng là “5 Why”. Với quy trình đặt câu hỏi “tại sao” nhiều lần, chúng ta sẽ đi đến nguyen nhân cốt lõi. Ví dụ:

Vấn đề: công nhân vận hành máy A bị trượt té.

Why 1 – Tại sao A bị trượt té? – Vì có nhớt trên sàn
Why 2 – Tại sao có nhớt trên sàn? – Vì một ron hộp số bị xì
Why 3 – Tại sao ron bị xì? – Vì trục hộp số bị xước
Why 4 – Tại sao trục hộp số bị xước? – Vì nhân viên bảo trì sử dụng sai dụng cụ
Why 5 – Tại sao nhân viên bảo trì dùng sai dụng cụ – Vì không có dụng cụ thích hợp khi bảo trì
https://i1.wp.com/farm1.static.flickr.com/86/216655078_3f70b8851e.jpg

Và như bạn thấy, vấn đề không chỉ là có nhớt trên sàn. Đó là vấn đề và, dĩ nhiên, nhớt cần phải được lau sạch. Nhưng nếu chỉ giải quyết như vậy thì chúng ta cần bỏ ra rất nhiều thời gian để lau chùi nhớt trên sàn hàng ngày, và vấn đề lại có thể xảy ra khi sàn có nhớt nhưng chưa kịp lau. Ngay cả với cách giải quyết thay cái ron hư đó cũng không giải quyết vấn đề một cách hoàn toàn vì cái trục bị xước sẽ là cái ron mới này hư một cách nhanh chóng và vấn đề lại tái diễn. Giải pháp thực tế sẽ là bảo đảm có dụng cụ phù hợp sẵn sàng cho nhân viên bảo trì sử dụng. Cần chú ý cụm từ “sẵn sàng cho … sử dụng”. Có thể mua một dụng cụ và bỏ vào tủ dụng cụ tại máy là đủ vì nếu việc tìm thấy dụng cụ này trong tủ mất quá nhiều thời gian, áp lực cho máy chạy lại càng nhanh càng tốt sẽ dẫn đến việc người nhân viên sẽ lấy đại một dụng cụ không phù hợp nào đó và sử dụng.

Huấn luyện cũng góp phần trong chuyện này. Rất nhiều nhà máy không cung cấp các khóa huấn luyện thường xuyên cho nhân viên vận hành và bảo trì. Và như vậy, mọi người đều cho rằng các nhân viên này biết tất cả những gì cần phải làm và làm như thế nào. Ví dụ trên có thể là một trường hợp mà người nhân viên bảo trì không biết rằng sử dụng kềm bấm cho việc kẹp trục hộp số là không đúng mà phải là một dụng cụ chuyên dùng. Và, vì áp lực phải duy trì việc chạy máy, có lẽ nhà máy đã không có thời gian cho các khóa huấn luyện như thế này.

Một việc mất khá nhiều thời gian khác là giải quyết vấn đề. Thông thường, việc xác định chi tiết nào bị hư thường mất nhiều thời gian. Và, thay thế chi tiết này là một việc khá đơn giản sau đó. Nhiều nhân viên bảo trì chưa từng được huấn luyện việc giải quyết vấn đề một cách có hệ thống. Thường thì “chỉnh cái này, thay cái kia”. Việc sửa chữa, thay thế này được tiếp tục cho đến khi máy chạy lại. Mặc dù những điều chỉnh, thay thế đó có thể không đúng và họ thật sự không biết rằng điều chỉnh nào, thay thế nào đã giải quyết vấn đề, họ chỉ cần máy chạy lại, quản đốc không đứng sau lưng hối thúc nữa. Đó mới thật sự là quan trọng, họ nghĩ.

Nếu chúng ta e ngại thời gian cần thiết cho giải quyết chính xác vấn đề hôm nay, thế thì thời gian sẽ mất đi trong tương lai do vấn đề ngày hôm nay không được giải quyết dứt điểm thì sao? Luôn có đủ thời gian cho việc sửa chữa nhưng thường không đủ thời gian chi việc sửa chính xác và dứt điểm. Thật lạ là, thường không có đủ thời gian cho việc phòng ngừa vấn đề quay trở lại. Bảo trì dự phòng và bảo trì dự đoán luôn mất nhiều thời gian, kể cả cần phải dừng máy và như vậy thì nhiều nhà máy không muốn. Vấn đề là ở chỗ họ chưa cân nhắc các mặt lợi mà việc phòng ngừa mang lại (1) vấn đề vẫn có thể lại xảy ra nhưng với tầng suất thấp hơn nhiều và (2) Thời gian cho việc phòng ngừa ít hơn thời gian sửa máy. Và vì vậy, các nhà máy với các chương trình bảo trì dự phòng, dự đoán tốt sẽ chạy ổn định hơn, nhân viên cảm thấy thoải mái hơn và năng suất sẽ cao hơn. Dĩ nhiên, cần phải nỗ lực và dành thời gian, tiền bạc trước, tất cả sẽ được đền bù sao đó.

Thời gian là tài sản quý giá nhất và là cái mà chúng ta không có nhiều. Cách duy nhất là sử dụng nó một cách khôn ngoan. Phân tích nguyên nhân gốc, huấn luyện con người, giải quyết vấn đề hiệu quả và áp dụng bảo trì dự phòng / dự đoán là những công cụ giúp bạn là được điều đó.

http://vietnamwcm.wordpress.com

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s